做好培训需求调研与分析是确保培训成功的前提。培训需求调研的成果对于确定培训主题、培训形式、培训评估方式等具有很强的指导性,也是推动业务绩效达成的关键一环。在本期《培你说说》直播中,前全时培训经理黄汝月老师从培训需求场景分析、需求调研方法与工具、需求调研模型与应用等角度进行的讲解,帮助我们精准挖掘业务需求指明了方向。
如何分析培训需求产生场景?
培训需求是我们现在实际达成的业绩、目前的知识技能掌握水平和理想之间的差距,但并不是所有差距都是培训需求。从企业培训角度看,我们可以解决的、团队共性的整体能力差距,才会形成培训需求。因此,我们不仅需要关注团队组织,也要关注员工个体,根据项目特点来决定更关注哪方面差距。当我们关注差距的时候,也就能理解培训需求是如何产生的。做好培训需求调研与分析,能够达成四方面的成果:探究问题本质、精准匹配资源、明确培训目标、提升培训效果。
培训需求调研方法及工具
首先,从公司战略层面出发,明确组织需求。比如,年底做下一年的人力和培训规划需要贴合战略,关注是否有新岗位、新部门,是否需要培训。分析员工能力和岗位能力标准之间是否存在差距。这个过程有两种方式:正向分析基于岗位的标准业务流程和任务要求,按照关键节点进行培训;
由于这三个维度调研重点不一样,要针对这三个层次进行调研分析。主要是分析职务需求,确定当前岗位的需求是否必要,方向是否正确。基于部门或者岗位需求进行调研,确定培训的具体课程内容。判断和识别员工需要哪些内容的课程,哪些员工需要参与哪些课程。访谈法和问卷法是调研培训需求常用的两种工具,还有一些不太常用的方法,如观察法、小组讨论、头脑风暴等。通过访谈,可以了解需求产生的真正原因和具体需求内容。访谈法对访谈人要求较高,不仅需要充分了解被访谈人的业务,还要掌握沟通技巧,把控面谈进度。(3) 准备访谈大纲:面谈的投入比较大,耗时较长且样本少,需要做好充足的前期准备。
(5) 实施面谈:面谈不是单向的提问而是双向沟通,注意把控访谈进度等。
为了快速、广泛地收集学习需求,常规的方式就是问卷法。目前大部分问卷是采取线上发放的形式,比如使用云学堂的平台发放问卷。
(1) 确定调研目标:把调研目的、收益标明在问卷的开场白中。 (2) 制作调查问卷:围绕主题设计问卷,只需要包含大致的培训需求,避免了解过多信息。控制答题时间在20分钟以内,10分钟以内是最理想的状况。 (3) 问卷优化:在正式发布问卷前做一次小范围的样本测试,根据反馈优化问卷。
(4) 确定调研方式、时间、范围:调研设置2-3个主观题,丰富需求类型、提高准确度。
(5) 分析结果:在分析主观题答案之后,针对含糊不清的答案进行二次访谈,以明确具体需求原因。
培训需求分析模型及应用
调研完培训需求之后,需要对调研结果进行重要紧急程度分类(一般采用四象限法进);其次,界定需求,分析哪些问题是需要通过培训来解决的;最后开始进行需求的分析。以下是目前使用最广泛的四种需求分析模型。Goldstein三层次模型是目前全球范围内认可度最高、适用范围最广、提出时间最早的模型。它的主要内容是从组织战略出发,明确具体培训方向,结合具体的任务和人员来确定哪些人需要培训,具体培训哪些技能,包含了三部分:组织分析是指根据企业的整体经营业务战略达成,梳理企业内部哪些关键业务条线、关键部门的人员需要培训。任务分析是指确定企业各条线业务部门岗位的培训任务,精准定义各项任务的重要性、频次,并规划所需知识、技能和态度等培训内容。人员分析是从员工实际状况角度出发,分析现有情况与理想任务要求之间的差距,即“目标差”,以形成培训目标和内容的依据。总体来说,该模型最明显的特征是逻辑完整,系统的对培训需求进行层次分类,使得需求分析更全面、科学。但也存在三点不足:当收集到一些短期、单点的培训需求时,可以使用培训需求差距分析模型,即“培训需求=理想状态-现实状态”。这里的差距分为三个层面:知识、技能和态度(简称ASK)。和业务部门一起想象公司的理想状态,包括业务发展、员工绩效水平、状态态度、技能水平等等,这个过程也能帮助我们准确理解业务。可以通过小组讨论、访谈等方式深入挖掘培训需求和问题原因,此时有一系列提问技巧。该模型较好地弥补了Goldstein模型在人员分析方面存在的操作性不强的缺陷。但是存在两方面的不足:(1)未能对企业战略对培训需求的影响给予足够的关注。(2)理论假设了“培训活动=绩效提高”的前提,但是此前提依赖于两方面的大前提:第一,绩效问题完全是因为知识、技能和态度的不足,没有其他因素影响;第二,培训效果能100%转化为员工绩效,这在现实中几乎是不可能的。
针对一些运营模式稳定、外部经营环境变化小的企业,可以使用胜任力模型分析一些关键、稳定岗位的培训需求。胜任力指的是能够区分高绩效和一般绩效的能力,划分为知识、技能、关键能力、底层素质等维度。
云学堂数字化学习平台提供了《胜任力模型构建与实战应用-科学构建岗位胜任力模型的流程》课程,详细介绍了胜任力模型的分类和应用,比如冰山模型等。在我们根据岗位能力要求列出课程项目之后,再根据能力差距确定关键项目和培训计划,规划各类资源。可以看出,胜任力需求分析模型不但可以较好地弥补Goldstein模型在任务分析方面存在操作性不强的缺陷,而且该模型强调了培训的“岗位绩效导向”,将员工培训引入了解决绩效问题的范畴。
(1)该模型未能重视企业战略对培训需求的影响;
(2)胜任特征的确定和测量需要丰富的专业经验,比如专业访谈技术、后期分析处理技巧,且耗时费力,对企业的人力资源管理水平要求较高。
前瞻性分析模型的精髓在于更多考虑员工的个人成长需求,同时考虑组织和外部环境变动,需要我们能够提前预测该岗位未来的能力需求,再规划培训。因为难以精准预测未来,所以此方法较少被采用。并且,该模型的“前瞻性”存在与企业战略目标脱节的风险,难以达到目标效果。
销售部总管找到培训部负责人小王,要求小王给部门安排销售技巧提升培训。小王应如何做?首先,通过差距分析模型了解需求和培训目标、培训原因、出现的业务问题等。在这样不断沟通分析之后,发现是由于10名新销售业绩不达标。然后选取3位员工(绩优)和3位新人进行一对一访谈,访谈结论如下:当小王进行这些分析之后发现存在若干问题,再根据每一条具体问题给出综合型解决方案,而不是直接安排销售技能培训课程,避免了无效培训。综上,培训需求分析是整个培训项目的开端,我们做好了需求分析才能保证项目的效果。做培训需求分析,并不是直接发问卷了解业务需求那么简单,需要我们耐心地“剥洋葱”,去了解每一个需求背后的深层原因,才能让培训真正有的放矢。
云学堂(全称:江苏云学堂网络科技有限公司)作为一家科技企业,为客户提供数字化企业学习解决方案服务,其中包括:软件SaaS服务、内容解决方案服务、数字化企业学习咨询和运营服务,是企业培训领域的创新型公司。自2011年成立以来,云学堂已服务包括世界500强、中国500强在内的众多行业头部公司,获得业界一致认可与好评。